Datenmengen im Griff

Jeder Unternehmensvorgang generiert neue Dokumente – je komplexer die Aufgabe oder das Ereignis, desto mehr Dateien entstehen. Zur schriftlichen Korrespondenz kommen immer häufiger Zeichnungen, Bilder oder Videos hinzu. Alle Einzeldokumente müssen sinnvoll verwaltet, archiviert und im Unternehmen veröffentlicht werden. Genau diese fehleranfälligen Einzelaufgaben übernimmt iqs Document Center (DC).

Ablegen und veröffentlichen

Scannen Sie Ihre Dokumente ein oder ziehen Sie sie einfach per Drag-and-Drop aus dem Explorer in die Anwendung. Zum besseren Wiederfinden können Sie Kontextinformationen definieren. Jede Datei durchläuft dazu einen Freigabeprozess, bei dem sie anhand verschiedener Kriterien klassifiziert wird. Über den Intranet-Viewer können alle Ihre Mitarbeiter Dokumente suchen, anzeigen lassen und ausdrucken.

Wiederfinden der Dokumente

Abgelegte Dateien finden Sie über verschiedene Suchmechanismen einfach wieder: in der Baumstruktur, nach Dokumentenname, Attribut, Kontext oder Bemerkung oder auch über die grafische Navigation, Volltextsuche oder Ähnlichkeitssuche. So geht nichts verloren.

Lesesicherheit und Aktualität

Alle druckbaren Dokumente werden im Hintergrund automatisch in das PDF-Format gewandelt. Das Format der Originaldatei bleibt somit erhalten. Damit entsprechen Sie den gesetzlichen Anforderungen an ein digitales Archiv. Jedes Dokument ist nur einmal vorhanden – mittels Verlinkung können Sie es jedoch in verschiedenen Ordnern gleichzeitig abrufen. Ändern Sie das Dokument, ist dies automatisch an allen Stellen ersichtlich. Auf diese Weise sind Probleme durch verschiedene Dokumentversionen ausgeschlossen – die hinterlegte Versionshistorie ist jederzeit einsehbar.

Dokumentenlenkung

Lenken Sie mit iqs DC Ihre Dokumente konform zur ISO 9001. Die verknüpfte Dokumentenversion am Qualitätsvorgang ist jederzeit transparent und kann bei Bedarf einfach und nachvollziehbar durch eine neuere freigegebene
Version ausgetauscht werden.

• Firmenspezifische, grafische Navigationsoberfläche für den schnellen Zugang zu Dokumenten
• Integrierter Workflow gewährleistet den effizienten Freigabe- und Informationsprozess mit Erinnerungsfunktion für alle Beteiligten
• Automatische Information eines festgelegten Personenkreises per E-Mail bei Änderung in einem Dokumentenordner
• Die Suche nach ähnlichen und verwandten Dokumenten ermöglicht schnellen Variantenzugriff
• Konvertierung der Dokumente in das PDF-Format beim Ablegen; Beibehaltung der Originaldatei
• Einfaches Wiederfinden von Dokumenten: Suche in der Baumstruktur, Suche nach Titelbestandteilen und Stichworten, Volltextsuche, Objektsuche, grafische Navigation usw.

• Unternehmensweite, standortübergreifende Veröffentlichung der Dokumente im Intranet (QC - Web)
• Gleichzeitige Ablage eines Dokumentes in mehrere Ordner durch Verlinkung
• Integriertes Freigabewesen stellt komplette Versionshistorie sicher
• Stempelfunktion zur eindeutigen Kennzeichnung von Dokumenten, z. B. bei Freigabe oder Rücknahme
• Täglich verwendete Dokumente können auf einem persönlichen Desktop angeordnet werden. Die Dokumente sind direkt mit dem jeweiligen Vorgang, z. B. Reklamation, Erstmusterprüfbericht, im iqs Quality Center verknüpft