Fehlermanagement – wie Sie Fehler systematisch in Wissen umwandeln

Aus Fehlern lernt man! Das mag eine Binsenweisheit sein, die im Lebensalltag ganz nett ist, beim Qualitätsmanagement jedoch viel weiter greift: Hier geht es um höchste Qualitätserhaltung – Fehler können hierbei sehr teuer kommen und die Reputation von Hersteller und/oder Zulieferer schädigen. Um das zu vermeiden und den größtmöglichen Lerneffekt zu gewinnen, gilt es, mithilfe eines professionellen Fehlermanagements systematisch eine hochwertige und nutzbare Wissensdatenbank aufzubauen, auf deren Basis effektive Fehlervermeidungsstrategien umgesetzt werden können.

In diesem Blogartikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mithilfe eines innovativen Fehlermanagements Wissen generieren, das Ihr Qualitätsmanagement nachhaltig unterstützt und verbessert!

Fehlermanagement ist eine wesentliche Methode zur Qualitätssicherung innerhalb des Qualitätsmanagements. Um Qualität zu sichern muss klar sein, was Fehler sind und wie diese gemanagt werden können. Um das zu verstehen, müssen Sie sich beide Teile des Wortes genauer ansehen und in den entsprechenden Kontext setzen:

Was sind Fehler?

Nur was spezifiziert oder normiert ist, kann Abweichungen haben. Fehler sind demnach nichts anderes als Abweichungen einer vorgegebenen Spezifikation oder eines optimal normierten Zustandes. Was das für Abweichungen sind, muss systematisch und mit sauberen Methoden erhoben werden, um ein optimales Qualitätsmanagement zu gewährleisten.

Durch die Definition von Merkmalswerten, Standards und Spezifikationen und der sich daran orientierenden Arbeitsabläufen können Abweichungen erkannt und nutzbar gemacht werden, indem Sie Wissen aus den Abweichungen generieren und dadurch Fehler „managen“. Was ist hinsichtlich des Fehlermanagements sinnvoll?

Wie können Fehler gemanagt werden?

Fehler managen bedeutet, die vorhandenen Daten aus Ist und Soll sauber zu ermitteln, zu erfassen und im Vergleich zu prüfen. Gegebenenfalls gibt es dann zwischen Soll und Ist eine Differenz – eine Abweichung! Die Aufgabe des Managements ist es, genau solche Differenzen zu finden und anschließend systematisch zu schließen.

Doch wie hängt das Fehlermanagement mit Qualitätsmanagement zusammen?

Fehlermanagement im Qualitätsmanagement soll für die Übereinstimmung zwischen Soll und Ist sorgen. Qualitätsmanagement hat deshalb die grundlegende Aufgabe, sämtliche Produktionsprozesse zu pflegen und zu verbessern. Dabei kann Sie ein CAQ-System effektiv unterstützen. Eine maßgebliche Methodik des Qualitätsmanagements ist dabei nicht nur die regelmäßige Qualitätskontrolle, sondern die systematische Vermeidung von Fehlern:

Fehlermanagement ist ein wesentlicher Aspekt und Methode des Qualitätsmanagements! Fehlermanagement überprüft die vorhandenen Spezifikationen, welche Abweichungen es von diesen Spezifikationen gibt und wie diese Abweichungen behoben werden können, um die bestmögliche Qualität zu sichern und dauerhaft zu gewährleisten.

Welche einzelnen Aufgaben beinhaltet das Fehlermanagement und wie können diese umgesetzt werden?

Stellen Sie sich vor, Fehler sind Unkrautgewächse in Ihrem Garten und Ihr schöner Rasen Qualität. Um diesen zu erhalten, mähen Sie nicht einfach über das Unkraut drüber, denn dann wächst es nach – Sie beseitigen es mitsamt der Wurzel, um dem Rasen mehr Platz zum Wachsen, kurz, mehr Qualität zu geben.

So einfach ist der Gedanke. Mit den nachfolgenden 4 Schritten zeigen wir Ihnen, wie Sie die Theorie mit praktischen Methoden umsetzen:

1. Schritt: Ermitteln und planen!

Beginnend mit der Vorgabe des Soll-Zustandes, also den Spezifikationen, besteht die Aufgabe des Fehlermanagements darin, im ersten Schritt vorrausschauend zu planen und im Idealfall auf bereits vorhandenes Wissen zuzugreifen:

• Welche Fehler können auftreten?
• Wie kann man diese Fehler systematisch vermeiden?
• Welche Methodik steht zur Verfügung?

Machen Sie Fehlerstellen anhand von Quellen ausfindig: CAD-Zeichnung, besondere Merkmale, z. B. aus Reklamationen, oder mithilfe von Lessons Learned; Auch Fehler, die bereits in der Vergangenheit passiert sind, können zur Fehlerprävention in Produkten oder Prozessen dienen. Die FMEA Software mit Vermeidungsmaßnahmen nimmt hier eine zentrale Stellung ein und ist Kern einer effektiven Fehlervermeidung. Ebenso der 8D-Report für ein optimales Reklamationsmanagement mit den Disziplinen D5, D6, D7 stellt eine effektive Maßnahme zur vorrausschauenden Planung dar.

2. Schritt: Überprüfen und abgleichen!

Basierend auf der Ausgangsbasis der Soll-Vorgabe wird überprüft, ob Ihre Planung zur Fehlervermeidung greift und wie die Wirklichkeit aussieht:

• Werden diese Fehler wirklich wie geplant vermieden?
• Greifen die Vermeidungsmechanismen, um wenigstens entsprechende Risiken zu beherrschen?
• Treten die Fehler dennoch auf bzw. können sie überhaupt auftreten?

Überprüfen Sie vorgegebene Kennzahlen oder nutzen Sie die FMEA Software und die Entdeckungsmaßnahmen: Die Wirksamkeitsprüfung der Vermeidungsstrategien. Hierbei wird der Ist-Zustand, also die Wirklichkeit, mit dem Soll-Zustand abgeglichen. Treten beispielsweise Reklamation auf? Lassen sich aus diesen Reklamation Muster bzw. Fehlersystematiken erkennen? Trifft das zu, konnten Fehler anhand des aktuellen Wissenstands nicht vermieden werden und die Fehlervermeidung ist gescheitert. In diesem Fall liegt eine deutliche Differenz zwischen dem Soll- und Ist-Zustand vor. Auch Audits spielen im Fehlermanagement eine wichtige Rolle, sowohl in der Planung als auch in der Überprüfung und der Durchführung des Audits. Festgestellte Abweichungen geben beim Prozessaudit die Wirklichkeit wieder: Wie der Prozess sein sollte und wie die Wirklichkeit ist.

3. Schritt: Auswerten und bewerten!

Halten Sie sich die Hauptaufgabe Ihres Fehlermanagements vor Augen: Die Differenz zwischen Soll- und Ist-Zustand muss geschlossen werden! Mithilfe sauberer Methoden haben Sie die Differenz ermittelt. Nun bewerten Sie Ihre eigene Umsetzung: Sind Planung und Annahme aus Schritt 1 wirklich komplett und erschöpfend? Können evtl. Sachverhalte eintreten, die Sie bisher noch gar nicht berücksichtigt haben? Sind bereits neue Fehler aufgetreten, an die Sie im Vorhinein noch gar nicht gedacht haben?

4. Schritt: Ergreifen und handeln!

Sind Abweichungen aufgetreten, besteht die nächste Aufgabe des Fehlermanagements darin, das wiederholte Auftreten von neuen wie bekannten Fehlern sowie deren Entstehung systematisch zu vermeiden:

• Wie kann wiederholtes Auftreten von Fehlern verhindert werden?
• Welche Vermeidungsmaßnahmen sollten eingesetzt werden?

Erneut können die neu gewonnenen Erkenntnisse mithilfe einer FMEA Software verarbeitet werden, um Fehler in Produkten und Prozessen präventiv zu vermeiden.
Auch die Disziplinen D5 D6 D7 im 8D-Prozess können erneut hilfreiche Tools sein.

Tipp: Erfolgreiches Fehlermanagement mithilfe des PDCA-Zyklus

Für ein erfolgreiches Fehlermanagement können sich Unternehmen am PDCA-Zyklus orientieren:

P: Plan = Die Soll-Vorgabe gibt die Planung für die weiteren Methoden und entsprechenden Tools vor, z. B. APQP, FMEA, PLP/Prüfplan, Audit.
D: Do = Die Realität wird mit der Planung überprüft bzw. abgeglichen, z. B im Wareneingang und -ausgang oder mit SPC und Erstbemusterung.
C: Check = Gibt es Differenzen zwischen Soll und Ist?
Überprüft werden kann das anhand von Regelkarten, Auswertungen und vorgegebenen Kennzahlen, Reklamationen sowie aussagekräftigen Audits.
A: Act = Sind Fehler aufgetreten, muss im Sinne einer zielgerichteten Fehlerbehebung gehandelt werden, um das wiederholte Auftreten solcher Fehler zu vermeiden, z. B. mit dem Maßnahmenmanagement bzw. FMEA-Vermeidungsmaßnahmen.

Dieser Qualitätsregelkreis ist auf der ständigen Suche nach Fehlern, ihren Ursachen und nachhaltigen Lösungen. So garantieren Sie eine stetige Verbesserung Ihrer Prozesse und somit einen nachhaltigen Unternehmenserfolg.

So wandeln Sie Fehler mithilfe des Fehlermanagements systematisch in Wissen um

Mit einem systematisch wie methodisch sauberen Fehlermanagement können Sie nicht nur durch Optimierung der Prozesse das wiederholte Auftreten von Fehlern vermeiden, sondern gewinnen innerhalb der Optimierungsmaßnamen wertvolles Wissen.

Ihre Ausgangsposition sind Planung und Annahme, die vorhandene Wissensbasis und die FMEA. In den Prozess FMEAs steckt bereits alles drin, was Sie in Ihre Planung miteinbeziehen müssen: Was kann hier an Fehlern auftreten und was muss wo und wie beachtet werden? 8D nutzt dieses Wissen durch die Überprüfung der Wirklichkeit in Form von 8D-Prozessen, z. B. das Auftreten berechtigter Reklamationen, und greift auf die FMEA zu (z. B. durch Fehlerkataloge). Neue Fehler liefern dabei neues Wissen, dass im späteren Verlauf wieder als Wissensbasis und bei der FMEA genutzt werden kann.

Werden bereits bekannte Fehler ermittelt, wissen Sie, dass Ihr bisheriges Fehlermanagement zur Fehlerentdeckung Lücken hat, denn diese Fehler sollten laut Wissenstand des FMEA gar nicht auftreten. Um herauszufinden, wo der Fehler liegt, muss die Differenz zwischen dem Soll- und Ist-Zustand neu bewertet werden. Im Idealfall wird direkt etwas neues aufgedeckt, woran bisher noch gar nicht gedacht und folglich auch noch keine Maßnahme geplant wurde. Dadurch kann ein neues, verbessertes Maßnahmenmanagement entwickelt werden.

Prüfung der Wirksamkeitskette

Der 8D-Prozess ist das letzte Element in der Wirksamkeitsbestätigung Ihrer Maßnahmen: Findet dieser berechtigte Reklamationen, also Fehler und deren Ursachen, gibt Ihnen das aussagekräftige Rückschlüsse über die Qualität der Wirksamkeit Ihrer bisherigen Maßnahmen. Entdeckung wie auch Vermeidung von Fehlern ist diesem Fall nicht allzu wirksam. Dennoch sind die Entdeckungsmaßnahmen (das Prüfen mithilfe der Prüfpläne in der FMEA) ein Indikator für die Wirksamkeit Ihrer Vermeidungsmaßnahmen.

Mithilfe der Wirksamkeitskette können Sie systematisch Qualitätswissen aufbauen und optimieren.

Fazit zu den Vorteilen einer digitalen FMEA

Fehlermanagement ist die systematische Vergrößerung einer Wissensbasis für Ihr Qualitätsmanagement!

Die Aufgaben des Fehlermanagements ist das Ermitteln von Fehlern und Fehlerquellen, der Planung zu Vermeidungsstrategien, der Überprüfung, ob die Maßnahmen greifen und dem Abgleich des Soll-Zustandes mit der Wirklichkeit. Ohne konkrete und systematische Planung sowie Methodik zur Abgleichung der Planung mit der Realität kann kein Fehlermanagement effektiv greifen, geschweige denn aufkommende Fehler in Qualitätswissen zur effektiven Fehlervermeidung umwandeln. Eine wertvolle Orientierungshilfe, um ein effizientes Fehlermanagementsystem in Ihrem Unternehmen zu etablieren, ist der QC-Regelkreis oder auch der PDCA-Zyklus: Dabei wird die Planung zyklisch und permanent mit der Realität abgeglichen, bei erkennbaren Abweichungen erfolgen Optimierungen – d.h. Ihre Wissensbasis wird permanent ausgebaut mit neuen Erkenntnissen und Entdeckungen zur Fehlervermeidung. Dadurch wird Ihre Planung immer umfangreicher und besser.