CAQ-Software-Rollout im Unternehmen - 5 hilfreiche Tipps

Sie haben mit dem Lastenheft Ihren Bedarf an einer CAQ-Software beschrieben, der Softwareanbieter hat Ihnen mit einem Pflichtenheft geantwortet und die Software wie vereinbart installiert. Was nun noch aussteht, ist die konkrete Einführung der Software in Ihre Unternehmenspraxis, das sog. Rollout, die Markteinführung. Erfahren Sie in diesem Blogartikel, welche Tipps Sie für ein gelungenes CAQ-Software Rollout beachten sollten.

Was bedeutet Software Rollout?

Der Begriff „Rollout“ kommt aus der Fahrzeugindustrie und bezeichnete ursprünglich das erste „Herausrollen“ des gerade fertigen Fahrzeugs aus der Werkhalle.

Stellen wir uns ein neu entwickeltes Rennauto vor: Alles ist fertig montiert, das Rennauto ist fahrbereit. Nimmt man im nächsten Schritt gleich am Großen Preis von Monaco teil? Eher nicht. Man fährt das Auto erstmal auf die Teststrecke und schaut sich an, wie es sich in der Praxis verhält, um eventuelle Probleme noch beheben zu können. Bei einem Rollout handelt es sich, neben der ersten Präsentation, auch um einen Optimierungsprozess eines Produkts.

Ähnlich verhält es sich bei einem CAQ-Software Rollout. Diese wird schrittweise in Ihr Unternehmen eingeführt, getestet und optimiert. Wie aber führen Sie Ihre Software am besten in Ihrem Unternehmen ein? Die Gestaltung dieses Einführungsprozesses, möglicherweise an vielen Standorten, ist ebenfalls Teil des Rollouts. Der Begriff „Change Management“ ist eng mit dem des Rollouts verbunden. Change Management bezeichnet die Gestaltung der Einführung von jeglicher Veränderung in ein Unternehmen. Durch ein Software Rollout sind viele Mitarbeiter unmittelbar davon betroffen.

5 hilfreiche Tipps für Ihr CAQ-Software Rollout

Sind die Key-User Ihrer neuen Software bereits bei der Planung miteinbezogen worden, so geht es nun um die bevorstehende Veränderung für alle Mitarbeiter, die mit der neuen Software arbeiten werden. Mit den folgenden 5 Tipps erleichtern Sie Ihren Mitarbeitern und sich die Einführung des CAQ-Systems.

1. Formulieren Sie konkret, was sich verändern wird

Benennen Sie, welche Abläufe genau von der Veränderung betroffen sind und erläutern Sie, warum diese für das Unternehmen notwendig ist. Heben Sie hervor, wie die neue Software Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitern dient. Kennzeichnen Sie, welche technischen Prozesse und welche Schnittstellen von den Veränderungen betroffen sein werden.

2. Analysieren Sie den genauen Schulungsbedarf Ihrer Mitarbeiter

Welche Ihrer Mitarbeiter werden die neue Software nutzen? Haben alle den gleichen Wissensstand, sind unterschiedliche Schulungen erforderlich oder reicht eine kurze gemeinsame Einführung? Gibt es nationale Anforderungen, die für einen reibungslosen Ablauf der Veränderungen berücksichtigt werden müssen? Verschiedene Abteilungen werden vielleicht nicht den gleichen Schwerpunkt bei der Benutzung der neuen Software haben. Gehen Sie auf alle denkbaren Schwerpunkte ein und bereiten Sie Ihre Key-User so vor, dass sie die Schulungen möglichst umfassend für ihren Fachbereich durchführen können.

3. Benennen Sie Ziele und Maßnahmen der CAQ-Software Einführung

Formulieren Sie die konkreten Ziele des Veränderungsplans: Zu welchem Datum soll Ihre Software an welchem Standort eingeführt werden? Erstellen Sie eine zeitliche Abfolge oder einen konkreten Maßnahmenplan. Berücksichtigen Sie auch die unterschiedlichen Bedürfnisse Ihrer verschiedenen Standorte. Legen Sie fest, welcher Standort als erstes Ihre neue Software einführen soll. Hier können Sie genau beobachten und für die Einführung an anderen Standorten lernen.

4. Klären Sie, welcher Ihrer Mitarbeiter für welchen Umsetzungsschritt verantwortlich ist

Bei der Umsetzung Ihrer Konzeption hilft das RASIC-Modell (Responsible, Accountable, Consulted und Informed). Es dient dazu, Verantwortlichkeiten zu analysieren und darzustellen: Welcher Key-User führt welche Schulung wo durch? Welcher Mitarbeiter überwacht die Abläufe? Wer behandelt Probleme und Fragen vor Ort? Auf welche Art und in welcher Taktung sollen Schulungen durchgeführt werden? Wer gibt Ihnen Rückmeldung über den Fortschritt des Rollouts?

5. Kontrollieren und verwerten Sie die Ergebnisse

Finden Sie einen offiziellen Schlusspunkt für Ihr Change-Management-Projekt, da sonst die Gefahr besteht, dass das Veränderungsprojekt aus den Augen gerät und damit der Überblick verloren geht. Schaffen Sie also einen Punkt, der den Abschluss des CAQ-Software Rollouts markiert. Dies kann durch Vorstellen der Ergebnisse des Rollouts geschehen.

Ziehen Sie Bilanz: Welche Ziele wurden schnell und unkompliziert erreicht, was kann beim nächsten Change-Management-Projekt verbessert werden? Schätzen Sie jedes Rollout auch als Erfahrungswert, wie Sie grundsätzlich besser mit der Einführung von Veränderungen in Ihrem Unternehmen umgehen können.

Das Rollout Ihrer CAQ-Software gelingt mit diesen 5 Tipps:

1. Formulieren Sie konkret was sich verändern wird
2. Analysieren Sie den genauen Schulungsbedarf Ihrer Mitarbeiter
3. Benennen Sie Ziele und Maßnahmen der CAQ-Software Einführung
4. Klären Sie, welcher Ihrer Mitarbeiter für welchen Umsetzungsschritt verantwortlich ist
5. Kontrollieren und verwerten Sie die Ergebnisse

So bringen Sie Ihre PS auf die Straße.

Erfahren Sie hier, wie Ihre CAQ-Software Sie im Produktentstehungsprozess unterstützen kann.
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