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Wie Sie mit einem gut geführten Lastenheft den Grundstein für erfolgreiche CAQ-Projekte legen

Reklamationsmanagement

Die neue CAQ-Software, die speziell für Ihr Unternehmen konfiguriert wurde, ist installiert und Sie möchten endlich mit der Bedienung beginnen. Sie öffnen das Programm – und schon stoßen Sie auf die ersten Hürden: Sie haben als Mitarbeiter im Büro scheinbar keinen Zugriff auf die Funktionen der Werksmitarbeiter, obwohl Sie diese gerade gut gebrauchen könnten. Die Software ist auch nicht in den Farben des Corporate Designs gestaltet, sondern in einem nichtssagenden Grau, und statt der gewünschten Lieferantenbewertungen, bekommen Sie auf Ihrem Dashboard die Adressen der Lieferanten angezeigt. Nichts ist so, wie es sein sollte und schon wird aus der Software, die Zeit einsparen sollte, das Gegenteil.

Um solche ärgerlichen Situationen zu verhindern, sollte jedes CAQ-Projekt mit einem gut ausgearbeiteten, prozessorientierten Lastenheft beginnen. Mithilfe eines solchen Dokuments können Sie die Anforderungen Ihres Projekts im Detail beschreiben – und erstellen im gleichen Schritt den Grundstein für die einzelnen Projektschritte.

Wozu brauche ich ein Lastenheft?

Ein Lastenheft ist eine Zusammenfassung aller Anforderungen, die ein Produkt (meist aus dem technischen Bereich) erfüllen soll. Manche dieser Erwartungen müssen erfüllt werden, andere sind optional. Das Lastenheft wird u. a. auch Anforderungskatalog oder Produktskizze genannt. Die Erstellung eines solchen Katalogs gilt mittlerweile als unverzichtbar bei Software-Projekten. In keiner anderen Form können die individuellen Wünsche, die Sie an Ihre zukünftige Software haben, derart detailliert und zielführend beschrieben werden. Steht das Lastenheft, fällt es zudem leichter, den richtigen Anbieter zu finden und einen passenden Vertrag zu verhandeln. Wichtig ist dabei, dass Sie selbst als Projektinitiator oder -leiter das Lastenheft schreiben. Denn der Software-Anbieter liefert nicht den Prozess oder die Idee, sondern nur die Funktionen, die Ihnen dabei helfen, den gewünschten Prozess durchzuführen. Wie Sie solch ein Lastenheft korrekt formulieren, erfahren Sie in diesem Artikel. 

Der richtige Zeitpunkt der Lastenhefterstellung

Verfassen Sie Ihr Lastenheft so früh wie möglich während des Projektverlaufs, am besten noch vor Auftragserteilung, denn dieser kann sich dann konkret auf die Inhalte des Lastenhefts beziehen. In der Praxis kommt es jedoch häufig vor, dass die Anforderungen im Laufe der Arbeit mehrfach verändert werden, z. B. wenn neue Erkenntnisse erst nach und nach auftreten. Handelt es sich um ein besonders umfassendes Vorhaben, ist es sinnvoll, die Erstellung des Lastenhefts sogar als eigenes Projekt anzulegen. 

Wer übernimmt die Arbeit und die Verantwortung?

Das Lehrbuch sagt, dass es die alleinige Aufgabe des Auftraggebers sei, das Lastenheft zu verfassen. Im Arbeitsalltag ist dieser allerdings oft nicht mit den „Regeln der Lastenhefterstellung“ vertraut. Er bezieht daher häufig die Projektleitung in die Formulierung mit ein. Diese Herangehensweise hat Vorteile: Sie ist pragmatisch und lösungsorientiert. Achten Sie jedoch darauf, dass sich die Projektleitung nicht zu sehr auf die durchzuführende Arbeit fokussiert und daher Anforderungen formuliert, die mit dem zur Verfügung stehenden Team zwar leicht umgesetzt werden können, aber nicht der Ideallösung für das vorliegende Problem entsprechen. Wer einen Blick von außen behält, sieht das Gesamtziel und nicht die einzelnen, womöglich schwierigen Aufgaben. Genau diesen Blick bedarf es für ein Lastenheft. Erst im darauffolgenden Pflichtenheft sollte es um die konkrete Umsetzung gehen. 

Leitfragen für die erfolgreiche Erstellung eines Lastenhefts

Die folgenden Fragen sollen als Denkanstoß dienen und können als Formulierungshilfen für Ihr individuelles Lastenheft verwendet werden:

1. Ausgangssituation

Wie kam es zur Projektidee bzw. welche Probleme machen ein neues CAQ-System überhaupt nötig? Ordnen Sie das neue Projekt in einen größeren Gesamtkontext oder Ihre Unternehmensstrategie ein. Beschreiben Sie außerdem, welche Risiken bestehen, wenn nicht gehandelt wird.

2. Zielsetzung

Was ist das Ziel, das Sie mithilfe des Projekts erreichen möchten? Wenn Sie es vor Augen haben, machen Sie Ihr Ziel durch feste Kennzahlen messbar. Überlegen Sie im nächsten Schritt, welche Voraussetzungen nötig sind, um diese Ziele realisieren zu können. Legen Sie Zwischenziele oder Meilensteine fest, die Ihnen zeigen, ob Sie auf dem richtigen Weg sind.

3. Softwareeinsatz

Wer soll die fertige Software einsetzen und in welchem Zusammenhang bzw. in welcher Abteilung soll sie verwendet werden? Beschreiben Sie, an welcher Stelle das neue Programm implementiert werden soll und sorgen Sie dafür, dass die dortigen Mitarbeiter entsprechend geschult sind.

4. Funktionale Anforderungen

Kommen wir zum Kernpunkt des Lastenhefts: Welche Funktionen sollten Ihre CAQ-Module besitzen? Unterscheiden Sie in Muss- und Kann-Anforderungen. Außerdem sollten Sie sich überlegen, wie sehr der Benutzer geführt werden soll und was passieren sollte, wenn er bestimmte Funktionen anwählt. Was soll am Ende ausgegeben werden? Legen Sie fest, wie die Ergebnisse, Diagramme und Berichte aussehen sollten.

5. Nichtfunktionale Anforderungen

Nicht nur die Funktionen selbst müssen spezifiziert, auch das Betriebskonzept muss festgelegt werden. Welche Ansprüche haben Sie an die Wartung? Wie sind die Verantwortlichkeiten für den Betrieb der Software geregelt? Bedenken Sie auch die Anwenderakzeptanz und die Usability: Manche Teams bevorzugen reduzierte Oberflächen während andere kein Problem damit haben, eine Vielzahl von Elementen zu überblicken.

6. Lieferumfang

Beschreiben Sie Ihrem potentiellen Anbieter, in welcher Form und zu welchem Zeitpunkt er das fertige CAQ-Programm liefern sollte und beschreiben Sie, was Sie nicht in der Lieferung benötigen. Beschreiben Sie außerdem, welche Anbieter ggf. andere Module liefern, denn dadurch entstehen eventuell spezielle Anforderungen an die Schnittstellen.

7. Projektphasen und Meilensteine

Teilen Sie Ihr Projekt in übersichtliche Phasen ein, an deren Ende jeweils ein Meilenstein steht. Der Meilenstein sollte ebenso messbar sein wie das Endziel. Formulieren Sie Ihre Ziele daher nach dem S.M.A.R.T.-Prinzip.

8. Offene Punkte

Nun haben Sie alle Anforderungen an Ihre CAQ-Software aufgeschrieben, die bereits feststehen. Jedoch wird es Punkte geben, die zum jetzigen Zeitpunkt offenbleiben müssen. Wer kümmert sich bis wann um die Klärung dieser Fragen? Wer entscheidet dann, wie diese Veränderungen in das Lastenheft integriert werden?

9. Abnahmekriterien und Qualitätsanforderungen

Der letzte Schritt beschreibt eher den Projektverlauf als die Inhalte der gewünschten Software. Klären Sie, welche Aufgaben die Projektleitung übernimmt und welche das Team, an welche Gremien über den Fortschritt berichtet werden soll und wie der Erfolg überprüft werden kann. Kurz gesagt: An welche Regeln muss sich das Projekt halten?

Fazit

Um ein CAQ-Projekt erfolgreich durchführen zu können, ist ein Lastenheft unverzichtbar. Als Auftraggeber formulieren Sie dieses am besten in Zusammenarbeit mit der Projektleitung. Im Lastenheft sind alle Anforderungen an die Software aufgelistet und dieses steht idealerweise schon vor dem eigentlichen Projektstart zur Verfügung. Behalten Sie dabei Ihre Problemlösung bzw. Ihr Ziel vor Augen anstatt sich schon auf einzelne Aufgaben zu konzentrieren – diese werden in einem gesonderten Pflichtenheft geregelt. Beschreiben Sie darin nicht nur die notwendigen Softwarefunktionen, sondern auch alle sonstigen Anforderungen an das Programm und seine Benutzeroberfläche sowie alle Regeln, nach denen das Projekt ablaufen soll. Halten Sie die Ausgangssituation, angestrebte Meilensteine, den gewünschten Lieferumfang, offene Fragen, Zuständigkeiten und Abnahmekriterien für das fertige Projekt fest.

 

Das Lastenheft ist erstellt? Dann wird es Zeit für die CAQ-Softwareeinführung in Ihr Unternehmen. Wie Sie diesen letzten Schritt meistern, lesen Sie im gleichnamigen Blogartikel.

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